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新闻媒体邀约,记者邀请采访怎么做?

作者:admin 2019-09-27 我要评论

首先先说一下媒体邀约是什么? 媒体邀约这个词简单易懂,就是根据企业的公关事件、展会活动向媒体发出邀请,邀请成功之后媒体会派新闻工作者到活动或事件现场 核...

首先先说一下媒体邀约是什么?
媒体邀约这个词简单易懂,就是根据企业的公关事件、展会活动向媒体发出邀请,邀请成功之后媒体会派新闻工作者到活动或事件现场核实取材,并在相应的媒体上进行刊登报道。简而言之,邀请媒体采访报道的过程就叫媒体邀约。
 
一般什么时候需要媒体邀约呢?(这里专指商业性质)就是需要新闻曝光扩大影响面的活动。其实媒体邀约在性质上有着明确的要求:
1.活动内容及主题具备一定新闻性;
2.活动面对社会公开;
3.主办方具备正规企业资质或行业资质;
4.活动稿件或发稿方向贴合实际与活动。
在如今的活动、会议、展览、赛事等现场中,多多少少都能看到媒体的身影,无论活动的规模大小,在活动前期的线上宣发也能看到媒体的报道篇幅,媒体已俨然成为活动中不可或缺的重要部分。
而媒体在活动中的作用主要分为以下2种。
第一种:媒体作为媒介传播渠道,帮助主办方扩大活动影响力,增加关注度。
第二种:媒体作为活动的承办方或合作单位,深度合作,并有专题页报道。
在媒体公关传播过程中,对媒体的了解和运用,会直接影响到企业品牌传播的最终效果,很多企业内部并没有专门的公关部门来负责媒介,办活动做展会的时候,为了省心省力,会选择直接一并外包给供应商(活动公司、公关公司、媒体公关、网络公司),那么,作为活动负责人、策划人该如何正确邀请媒体到场呢?
邀请媒体到场之前,前提是一定要有详细的媒体计划表,这样才能进入到以下流程。
一、正式与媒体记者对接
首先,你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是为了做什么?包括邀请的媒体组成部分(主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒?还是KOL或网红),这里就需要做一份邀约媒体的详细名单,然后一一取得联系确认,一般来说,除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方,媒体才会选择到场。所以较难邀约的媒体机构可以外包给专业的媒介公司来负责(尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法),计划好媒体的数量,活动的预算,最终的传播效果,媒体公关公司就能妥善帮您把事情办好了。
二、确认媒体记者现场事务
落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些?例如:活动现场造势,新品重点拍摄,采访领导讲话,那么,就需要一份比较详细的采访前的提纲,以及活动的背景介绍。
三、安排出行日程
确认媒体和事务后,就需要向到场的媒体发送邀请函,邀请函也分为这几种形式(纸质邀请函,和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函),在邀请函内需要注明的是,媒体到场的时间和地点,要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时,如果媒体是从异地赶到现场的,需要再注明交通出行方案,并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上,包括住宿接待。
四、现场对接
活动现场,会有媒体记者的独立签到处,并且还需要礼仪接待,负责指引媒体进入会场坐席,如现场有产品体验区和采访环节,也需要安排妥当。活动结束后,也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。
五、跟进发稿情况
一般在活动开始前,或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中,活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在发稿的环节,也会遇到媒体拒稿或审核不通过时,所以,一定要提前备好补充媒体名单。
六、保持良好互动
媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的,并非是纯粹的商业合作关系或利益冲突关系,所以,需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要,逢年过节代表公司送 送礼品和贺卡之类的也很重要。必要时可以组建一个服务于公司的媒体沟通群。
看到这里,也许会有许多人问大汪,为什么没提及到“车马费、伴手礼”等问题,不是不想提,而是因为车马费和伴手礼是历史遗留问题,就好比家长给孩子的老师买礼品一样,情有可原,却法不责众。



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